Aanvragen en gesprekken
We bewaren je naam, e-mailadres, eventueel telefoonnummer, regio, pakketkeuze en de informatie die je zelf meestuurt. Deze gegevens gebruiken we om je aanvraag te behandelen, vragen te beantwoorden en een persoonlijk aanbod af te stemmen. We slaan vast wanneer je het gebruik van je gegevens voor dit contact bevestigt.
Mijn Caffelivo en e-mail
Je aanvraag en berichten worden op de server opgeslagen. In Mijn Caffelivo log je in met je e-mailadres en een eenmalige code die we je mailen; een wachtwoord bewaren we niet. Na het inloggen plaatsen we een functionele cookie zodat je 30 dagen ingelogd blijft; met Uitloggen verwijder je die. Je ziet daar alle aanvragen die met jouw e-mailadres zijn gedaan. Ook je persoonlijke link geeft toegang tot je aanvraag: deel die niet met anderen.
We mailen je een bevestiging van je aanvraag, je inlogcodes en een bericht wanneer we reageren of wanneer er iets verandert aan je aanvraag, contract of betalingen. Die e-mails versturen we via onze e-mailprovider Resend, vanuit de Europese verzendregio. Resend is een Amerikaans bedrijf en kan gegevens ook buiten de Europese Economische Ruimte verwerken, met de wettelijk vereiste waarborgen. Interne notities van medewerkers worden nooit gemaild.
Wie je aanvraag behandelt
Alleen geautoriseerde medewerkers hebben toegang tot de aanvragen en gesprekken. Om snel te kunnen reageren, komt je aanvraag ook binnen in onze besloten interne berichtenomgeving, waar elke aanvraag een eigen afgeschermd onderwerp krijgt. Je hebt daarvoor zelf geen account nodig. Die leverancier verwerkt gegevens buiten de Europese Economische Ruimte. In de chat zie je wanneer een bericht van een medewerker komt; de veelgestelde vragen zijn vooraf geschreven antwoorden.
Bewaren en verwijderen
Aanvragen en gesprekken worden na 180 dagen zonder activiteit bij een volgende nieuwe aanvraag uit de websiteopslag verwijderd. Huur je bij ons, dan bewaren we je aanvraag, het contract en de betaalgegevens zeven jaar, omdat de wet dat voor de administratie verplicht. Kopieën in onze interne berichtenomgeving vallen onder afzonderlijk beheer en worden daar ook verwijderd wanneer dat nodig is. Vraag via de chat om inzage, een correctie of verwijdering; we controleren eerst of het om jouw gegevens gaat.
Betalingen
Online betalingen verlopen via onze betaalprovider Mollie B.V. in Amsterdam. Je rekening- of kaartgegevens voer je bij Mollie in. Wij ontvangen het bedrag, de betaalstatus en, als je toestemming geeft voor automatische incasso, een verwijzing naar je machtiging. Betaal je per overschrijving, dan zien we je betaling op onze bankrekening. Een machtiging kun je altijd bij je bank intrekken.
Hosting en browseropslag
De hostingprovider kan technische verzoekgegevens verwerken voor levering en beveiliging. We gebruiken tijdelijk gehashte netwerkgegevens om grote aantallen inzendingen te beperken. Google Fonts levert de lettertypen. Onze eigen code bevat geen advertentiepixels of marketingcookies. De toegangssleutel in je browser en de inlogcookie zijn alleen bedoeld om je aanvraag en gesprek terug te vinden.
Ondertekenen en facturen
Je ondertekent de huurovereenkomst elektronisch in je persoonlijke omgeving. Als bewijs van je handtekening leggen we het tijdstip, de ondertekende versie met een controlecode, je IP-adres en je browser vast. Je facturen maken we op basis van je naam, adres, bedrijfsgegevens en betalingen. Stuur geen identiteitsbewijs, bankgegevens of andere gevoelige documenten via de chat of aanvraag.